檔案管理對環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)的籌建和發(fā)展過程做文獻性記錄，如子站原始設(shè)置，包括站號、站名、經(jīng)緯度、所在大氣功能區(qū)、監(jiān)測項目、子站周圍環(huán)境狀況描述等。從環(huán)境監(jiān)測儀器開箱驗收之日起即對儀器的型號、名稱、出廠日期、出廠標識、驗收日期、驗收過程、驗收結(jié)果、參與驗收人員、驗收審核及儀器在環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)的編號作詳細的記錄，并保存儀器設(shè)備完整的說明書及安裝調(diào)試、運行操作規(guī)程等。在環(huán)境監(jiān)測儀器使用過程中進行跟蹤記錄，如標定記錄、運行維護記錄、質(zhì)控記錄等。定期整理、備份環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)完整的原始數(shù)據(jù)和與原始記錄對應(yīng)的運行時間記錄，保證環(huán)境監(jiān)測原始數(shù)據(jù)的完整性和不可更改性，并進行資料的分類整理歸檔。